1. ÁDEO CONEXIA

Somos la primera consultora social especializada en la gestión y tramitación integral de subvenciones públicas para entidades sin ánimo de lucro. Contamos con una trayectoria consolidada de más de 23 años en el sector y gestionamos una amplia cartera de clientes compuesta por fundaciones, confederaciones, asociaciones y otras organizaciones representativas del Tercer Sector.

2. Misión del Puesto

La persona seleccionada prestará apoyo transversal al equipo técnico de proyectos en los procesos de solicitud, tramitación, seguimiento y justificación de subvenciones públicas, asumiendo con autonomía la preparación y organización de documentación administrativa y económica.

Asimismo, realizará soporte administrativo relacionado con la administración general de la empresa (atención telefónica, BBDD, facturación, proveedores, archivo, atención administrativa y otras tareas de soporte interno)

3. Funciones y Responsabilidades

3.1 Gestión documental y organización administrativa

•Organización y mantenimiento de expedientes y archivos digitales

•Actualización de bases de datos de clientes y proyectos

•Elaboración y mantenimiento de registros, plantillas y herramientas de seguimiento

•Aplicación de procedimientos de gestión documental y control de información

•Comunicación con clientes para la solicitud y seguimiento de documentación

3.2 Gestión administrativa de subvenciones públicas:

•Preparación, organización y seguimiento administrativo de expedientes de subvenciones

•Recopilación, revisión formal y actualización de documentación administrativa de entidades clientes

•Preparación y cumplimentación de formularios, anexos y declaraciones responsables

•Apoyo en la tramitación electrónica de solicitudes, subsanaciones, requerimientos y justificaciones

•Control y actualización de registros, plazos y estados de expedientes

3.3 Apoyo a justificaciones económicas

•Recopilación, organización y revisión formal de facturas y justificantes de pago

•Tratamiento de documentación laboral: contratos, nóminas, seguros sociales y documentación tributaria

•Extracción y registro de datos económicos en hojas de cálculo

•Preparación de relaciones de gastos y cuadros económicos de justificación

•Identificación de incidencias, discrepancias y documentación pendiente

•Preparación documental de cuentas justificativas, bajo supervisión técnica, realización de estampillado

3.4 Administración general de la empresa

•Apoyo en facturación y seguimiento administrativo de cobros

•Gestión de documentación de clientes y proveedores

•Preparación de información para la asesoría contable, fiscal y laboral

•Atención telefónica y gestión de comunicaciones administrativas

•Apoyo administrativo a las necesidades generales de funcionamiento de la empresa

4. Requisitos del Perfil

1.- Formación

•Titulación de Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas o titulación universitaria relacionada con Administración y Dirección de Empresas, Economía, Gestión y Administración Pública, Economía o disciplinas afines

2.- Experiencia y conocimientos:

•Experiencia previa de 2-4 años en puesto similar realizando en funciones administrativas relacionadas con la gestión de subvenciones públicas

•Conocimiento y manejo de normativa y documentación oficial de subvenciones públicas: boletines oficiales, bases reguladoras, convocatorias, instrucciones y manuales de gestión y justificación.

•Experiencia demostrable en preparación documental de solicitudes, tramitación electrónica, seguimiento de expedientes y apoyo a justificaciones económicas

•Sólidos conocimientos sobre documentación administrativa:

- Jurídica/administrativa de entidad (escrituras de constitución, estatutos, apoderamientos, documentación registral, IVA, IAE Certificados Censales, ….)

- Laboral (nóminas, contratos, seguros sociales. Modelos 111, y 190)

- Proveedores (facturas, documentos de pago), documentación

3.- Informática:

•Manejo avanzado de paquete Office (Especialmente demostrable en Excel) y gestión documental con archivos Acrobat PDF

•Manejo avanzado de Internet (búsqueda y filtrado de información

•Manejo de herramientas de trabajo colaborativo online (Dropbox, Gmail, Drive…)

•Conocimiento de las sedes electrónicas de los distintos organismos

•Manejo de los sistemas de notificaciones electrónicas (NOTE, Siges, TAyss, Red Sara)

•Habituado a uso de certificados digitales y aplicaciones de firma digital (Autofirma)

5. Competencias y Cualidades Personales

•Organización, planificación y atención al detalle: Persona metódica, rigurosa y organizada, con capacidad para gestionar documentación e información de forma estructurada, precisa y sistemática, garantizando la calidad del trabajo realizado

•Autonomía, iniciativa y capacidad de resolución: Capacidad para asumir responsabilidades, desarrollar tareas con autonomía, anticipar necesidades, identificar incidencias y proponer soluciones, recurriendo a supervisión cuando sea necesario

•Gestión de prioridades y adaptación a la carga de trabajo: Capacidad para organizar y coordinar diferentes tareas y expedientes simultáneamente, establecer prioridades y trabajar eficazmente en períodos de elevada actividad y plazos exigentes

•Comunicación y habilidades interpersonales: Buenas habilidades de comunicación oral y escrita, capacidad de interlocución con clientes, compañeros y administraciones públicas, así como asertividad, empatía y orientación al servicio.

•Trabajo en equipo y colaboración: Capacidad para trabajar de forma coordinada con diferentes profesionales, compartir información, facilitar el trabajo del equipo técnico y adaptarse a las necesidades organizativas

•Orientación a resultados y mejora continua: Compromiso con la calidad, el cumplimiento de plazos y la eficiencia en la ejecución de las tareas, mostrando proactividad para identificar oportunidades de mejora y optimización de los procedimientos administrativos